Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

KIDSY LAB Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Sielecka 57 lok. 72
00-738 Warszawa
KRS: 0001248781
NIP: 5214169874
REGON: 545054130
e-mail: kontakt@targikidsy.pl

(dalej: Administrator lub KIDSY)

Administrator dokłada wszelkich starań, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

2. Zakres stosowania Polityki

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej targikidsy.pl, w szczególności:

• odwiedzających stronę,
• osób kontaktujących się z Organizatorem,
• wystawców,
• partnerów,
• sponsorów,
• prelegentów,
• osób zapisujących się na warsztaty,
• osób zapisujących się do newslettera (po jego uruchomieniu),
• innych osób kontaktujących się z KIDSY.

3. Jakie dane przetwarzamy?

Zakres danych zależy od celu kontaktu.

Możemy przetwarzać między innymi:

Dane identyfikacyjne

• imię
• nazwisko

Dane kontaktowe

• adres e-mail
• numer telefonu

Dane firmy

• nazwa firmy
• marka
• NIP
• adres
• strona internetowa
• profile w mediach społecznościowych

Dane związane ze zgłoszeniem

• informacje wpisane w formularzu Tally
• opis marki
• wybór stoiska
• informacje dotyczące udziału w wydarzeniu
• korespondencję e-mail

Dane techniczne

Podczas korzystania ze strony mogą być automatycznie zbierane informacje techniczne, takie jak:

• adres IP,
• typ urządzenia,
• system operacyjny,
• rodzaj przeglądarki,
• język,
• data i godzina wizyty,
• logi techniczne.

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji naszych działań.

W szczególności w celu:

• odpowiedzi na wiadomości,
• prowadzenia korespondencji,
• obsługi zgłoszeń wystawców,
• kontaktu z partnerami i sponsorami,
• organizacji wydarzenia KIDSY,
• zapisów na warsztaty,
• zawierania i wykonywania umów,
• wystawiania dokumentów księgowych,
• dochodzenia lub obrony roszczeń,
• zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej,
• rozwoju i ulepszania strony internetowej,
• prowadzenia działań marketingowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzane są zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO.

W zależności od sytuacji podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny ciążący na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający między innymi na:
  • prowadzeniu korespondencji,
  • zapewnieniu bezpieczeństwa,
  • organizacji wydarzeń,
  • ochronie przed roszczeniami,
  • promocji działalności KIDSY.

6. Formularz zgłoszeniowy

Na stronie wykorzystywany jest formularz zgłoszeniowy dostarczany przez Tally B.V.

Dane przekazane za pośrednictwem formularza wykorzystywane są wyłącznie do:

• przyjęcia zgłoszenia,
• kontaktu z wystawcą,
• przygotowania oferty,
• organizacji wydarzenia,
• zawarcia umowy,
• prowadzenia dalszej współpracy.

Przesłanie formularza zgłoszeniowego nie oznacza automatycznego zakwalifikowania do udziału w wydarzeniu ani zawarcia umowy. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgłoszeń oraz wyboru wystawców zgodnie z koncepcją wydarzenia.

7. Warsztaty

Jeżeli użytkownik zapisuje się na warsztaty lub inne aktywności organizowane przez KIDSY, dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu:

• organizacji warsztatów,
• kontaktu z uczestnikiem,
• przekazania informacji organizacyjnych,
• realizacji wydarzenia.

8. Newsletter

Obecnie Administrator nie prowadzi newslettera.

Jeżeli w przyszłości usługa zostanie uruchomiona, dane będą przetwarzane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9. Wizerunek uczestników

Podczas wydarzeń organizowanych przez KIDSY mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania wideo dokumentujące przebieg wydarzenia.

Materiały te mogą być wykorzystywane przez Organizatora w celach:

• promocyjnych,
• informacyjnych,
• marketingowych,
• dokumentacyjnych,

w szczególności na:

• stronie internetowej,
• profilach społecznościowych,
• materiałach promujących kolejne edycje wydarzenia,
• materiałach prasowych.

Organizator dokłada starań, aby publikowane materiały przedstawiały przede wszystkim charakter wydarzenia, a nie pojedyncze osoby jako główny temat fotografii.

10. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów.

W szczególności mogą to być:

• Framer - dostawca platformy internetowej,
• Tally B.V. - dostawca formularzy zgłoszeniowych,
• OVHcloud - dostawca usług poczty elektronicznej,
• Google Workspace - obsługa dokumentów, arkuszy oraz organizacji zgłoszeń,
• biuro rachunkowe,
• kancelaria prawna,
• dostawcy usług IT,
• podmioty wspierające organizację wydarzenia,
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie zawartych umów lub obowiązujących przepisów prawa.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez Administratora mogą przetwarzać dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

W takich przypadkach dane są przekazywane wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• Standardowych Klauzul Umownych (SCC),
• innych mechanizmów przewidzianych obowiązującymi przepisami prawa.

Administrator korzysta wyłącznie z usług podmiotów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

12. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

Formularze zgłoszeniowe

do zakończenia procesu kwalifikacji, a w przypadku rozpoczęcia współpracy - przez okres realizacji umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa.

Dane księgowe

zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Korespondencja

do czasu zakończenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Marketing

do momentu cofnięcia zgody.

Dane techniczne

zgodnie z okresem retencji stosowanym przez wykorzystywane usługi.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania była zgoda,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem.

14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.

Obejmują one w szczególności:

• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• stosowanie zabezpieczeń dostępu do systemów informatycznych,
• korzystanie z usług renomowanych dostawców technologicznych,
• regularną aktualizację wykorzystywanego oprogramowania,
• podejmowanie działań mających na celu ochronę danych przed ich utratą, nieuprawnionym ujawnieniem lub modyfikacją.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na ich sytuację wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych.

Obecnie Administrator nie wykorzystuje danych do profilowania w celach marketingowych.

W przypadku wdrożenia w przyszłości narzędzi analitycznych lub reklamowych (np. Google Analytics, Meta Pixel), Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana.

16. Linki do stron zewnętrznych

Strona internetowa może zawierać odnośniki do stron internetowych prowadzonych przez podmioty trzecie.

Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych osobowych obowiązujące na tych stronach.

Po przejściu na stronę zewnętrzną użytkownik powinien zapoznać się z obowiązującą tam polityką prywatności.

17. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• zmian technologicznych,
• rozwoju strony internetowej,
• wdrożenia nowych usług,
• zmian organizacyjnych związanych z działalnością KIDSY.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze publikowana na stronie targikidsy.pl.

Data wskazana na początku dokumentu określa datę wejścia w życie obowiązującej wersji.

18. Dane kontaktowe

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

KIDSY LAB Sp. z o.o.
ul. Sielecka 57 lok. 72
00-738 Warszawa
e-mail: kontakt@targikidsy.pl